Quesiti
Quesito del 03/05/2021
Timbro "Attestazione di Copia Conforme Art. 18" su atti di Stato Civile trasmessi con firma digitale per la trascrizione
Ogni volta con la trasmissione degli Atti che ci inviamo per la trascrizione escono le discussioni più disparate. Noi trasmettiamo l’Atto di Stato Civile scansionato dall’originale con tutte le firme così come fatte dai dichiaranti. Poi vi apponiamo il timbro “Ai sensi dell’art. 18 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445, si attesta che la presente copia è conforme all’Atto di ….” E lo inviamo con allegata la Nota di trasmissione e la Dichiarazione di Conformità del documento informatico con l’Atto cartaceo. Alcuni comuni ci mandano l’Atto in .PDF (per intenderci, la copia riprodotta dalla procedura informatica in uso con solo riportata l’indicazione dei firmatari con F.to xxx) sempre col timbro: “Ai sensi dell’art. 18 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445, si attesta che la presente copia è conforme all’Atto di …” e sempre allegata la Nota di trasmissione e la Dichiarazione di Conformità del documento informatico con l’Atto cartaceo. Ora un Comune ci trasmette la copia dell’Atto scansionato SENZA IL TIMBRO “Ai sensi dell’art. 18 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445, si attesta che la presente copia è conforme all’Atto di …” e, con allegata la Nota di trasmissione e la Dichiarazione di Conformità del documento informatico con l’Atto cartaceo. Qual è la corretta trasmissione? Ci siamo permessi di far presente a quest’ultimo comune che era stato omesso, forse inavvertitamente, il timbro di Attestazione di Copia Conforme Art. 18… ma sembra si siano un po’ arrabbiati e (in breve… ma il testo dell’email era molto più ricco e tra le righe si avvertiva perfino il “tono”) ci hanno risposto che…. non è corretto giuridicamente trasmettere in pdf l'atto di stato civile, poiché non nasce in PDF, ma nasce cartaceo e quindi la scansione e la firma digitale accerta che tale documento trasmesso in pdf è la copia conforme dell'originale emesso analogicamente e, pertanto, l’Atto va accettato così come trasmesso senza alcun timbro.
Quesito del 23/04/2021
Conservazione a norma dei documenti amministrativi nativi digitali
Qual è la durata della conservazione a norma dei documenti amministrativi nativi digitali (deliberazioni, determinazioni etc. )?
Quesito del 11/12/2019
Validità della firma autografa sui verbali della Giunta e del Consiglio comunale
Si chiede se nelle more dell'imminente attivazione del sistema di firma digitale per la sottoscrizione degli atti nel programma in uso per la gestione delle delibere di Giunta e Consiglio, ci siano norme che vietino di far sottoscrivere con firma originale i verbali di Giunta e Consiglio da parte di sindaco, segretario e addetti alla pubblicazione
Quesito del 03/08/2018
Conservazione informatica notifiche elettorali
Un Ente chiede come conservare informaticamente le notifiche di consegna delle tessere elettorali.
Quesito del 12/04/2017
Protocollazione tardiva documento cartaceo
Un Ente ha ricevuto un documento cartaceo privo di riferimenti temporali, che è stato erroneamente trasmesso all'ufficio di competenza senza prima esser protocollato, si chiede come gestire la situazione.
Quesito del 06/04/2017
Ricevute pec : la differente valenza probatoria tra le ricevute sintetiche e complete.
Riguardo all'utilizzo delle mail pec e alla ricevuta di accettazione e consegna, si chiede quale sia la differente valenza probatoria tra le ricevute sintetiche e complete.
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